Türkiye’deki küçük ve orta büyüklükteki bir çok işletmenin dijital dönüşüm konusunda harekete geçemediklerini gözlemliyorum. Dijital dönüşüm kavramı, nedense bir çok işletme sahibinin aklına “yüksek tutarlı teknoloji yatırımları” olarak yerleşmiş durumda. Konunun detaylarına girmeden önce, dijital dönüşümün amaç ve hedeflerini doğru anlamalıyız. Dijital dönüşüm denildiğinde akla bir imalat işletmesinin makina parkurunu yenilemesi gelmemelidir. Dijital dönüşüm, işletmelerin iş yapma şekillerini yenilemeleriyle ilgilidir. Bir işletmenin tüm teknolojik imkanlardan azami düzeyde yararlanarak çalışanlarının verimliliğini yükseltmesi, daha az girdi kullanarak daha çok çıktı elde eder hale gelmesi dijital dönüşümün asıl hedefi olmalıdır.
Dijital dönüşüm konusunda literatürde yer alan genel bilgileri tekrarlamak yerine, sizinle en güncel çözümlerden bazılarını paylaşmak istiyorum. Bu ayki yazımda, KOBİ’lerin neredeyse hiçbir maliyete katlanmadan dijitalleşmelerini hızlandıracak 6 farklı ürün/servise yer veriyorum:
1- Etkili bir şekilde müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yapamayan bir işletmenin uzun süreli varlık göstermesi günümüz rekabet ortamında çok güç. CRM için Zoho’nun çözümlerini kullanabilirsiniz.
Bir çok şirketin en değerli sermayesi, müşterileriyle ilgili biriktirdiği bilgiler ve müşterilerle yaşadığı deneyimlerdir. Sadık müşteriler sürekli olarak sizin ürünlerinizi ararlar ve sizi başkalarına önerirler. Mevcut müşterilerin sadık kalmalarını sağlamak, yeni müşteriler kazanmaya göre daha kolaydır. Bunu başarmak etkili bir CRM uygulamakla mümkündür. Maalesef ülkemizdeki KOBİ’lerin çoğu için CRM, cari hesap kartı takibinden öteye gitmemektedir. Halbuki, müşterilerle ve tedarikçilerle olan ilişkiler sadece faturaların ne zaman ödeneceği veya tahsil edileceğinden ibaret değildir. Örneğin, etkili bir CRM uygulayarak, müşterinizin bir sonraki siparişinin ne zaman gerçekleşeceğini tahmin edip, müşteriniz size ulaşmadan önce siz müşterinize bir hatırlatma mesajı gönderebilirsiniz. Piyasada çok sayıda ücretli CRM yazılımı bulunmaktadır. Zoho’nun KOBİ’lere sunduğu ücretsiz CRM çözümü ise bir çok ihtiyacınızı karşılayabilecek düzeydedir. Ücretli çözümlere geçiş yapmadan önce mutlaka Zoho’yu test etmenizi tavsiye ederim. Detaylı bilgi için www.zoho.com/crm adresini ziyaret ediniz.
2- Masaüstü yazılımları yerine Google Drive üzerinde çalışan Google Docs, Google Sheets, Google Slides gibi online yazılımları tercih edebilirsiniz.
Google Drive’daki çözümleri masaüstü yazılımlardan farkı kılan başlıca özellik, yaptığınız her çalışmanın anında internete yüklenmesini sağlamasıdır. Diğer bir özelliği ise, aynı döküman üzerinde eş zamanlı olarak birden fazla kişinin çalışmasını sağlamasıdır. Bu sayede, çalışmaya dahil olan kişiler arasındaki e-mail trafiği minimize edilmiş oluyor, çalışmalar daha hızlı tamamlanmış oluyor. Google tarafından sunulan bu çözümler sayesinde dosyalarınızı her defasında USB belleğe yükleyip yanınızda taşıma derdinden de kurtuluyorsunuz. Cep telefonunuza yükleyeceğiniz Google Drive uygulaması sayesinde üzerinde çalıştığınız tüm dökümanları nereye giderseniz yanınızda götürüyor olacaksınız. www.google.com/drive adresinden Google Drive çözümlerine herhangi bir ücret ödemeden erişebilirsiniz.
3- Şirketinizi ilgilendiren platformlara ve web sitelerine giriş yaparken kullandığınız kullanıcı adı ve şifrelerinizi, LastPass sistemi üzerinden çalışanlarınızla güvenli bir şekilde paylaşabilirsiniz.
İnternet üzerinden kullanıcı adı ve şifre kullanarak giriş yaptığımız çok sayıda web sitesi var. Her birinin giriş bilgilerini hatırlamak çok zor. Çoğu kişi aynı şifreyi birden çok hesabına uyguluyor, bu da ciddi bir güvenlik zaafiyetine sebep oluyor. Diğer yandan, şirketiniz için çeşitli platformlarda kullanıcı hesapları açıyorsunuz. Daha sonra, bir çalışanınızın bu hesaplara giriş yapıp sizin adınıza işlemler yapmasını istiyorsunuz. Geleneksel yöntem nedir? Bir post-it kağıdına kullanıcı adı ve şifre yazıp ilgili çalışana teslim etmek. Bu şekilde yapınca, kendi şifrenizi çalışanınıza deşifre etmiş oluyorsunuz. Bu post-it’lerin kaybolma veya çalınıp kötü niyetli kişilerin ellerine geçme ihtimali de var. Bulut tabanlı LastPass yazılımı sayesinde, hem kendi şifrelerinizi düzenli ve güvenli bir şekilde internet ortamında saklıyorsunuz, hem de çalışanlarınızdan istediğiniz kişilerle kolayca paylaşıyorsunuz. Detaylı bilgi için www.lastpass.com ‘a giriniz.
4- Müşterilerinize ve tedarikçilerinize düzenli olarak bültenler göndermek için MailChimp platformunu kullanabilirsiniz.
Yeni ürünlerinizi, kampanyalarınızı ve şirketinizle ilgili tüm haberlerinizi müşterilerinize ve tedarikçilerinize haftada bir veya ayda bir e-posta bülteni içerisinde iletebilirsiniz. Öncelikle tüm ilgili tarafların e-posta adreslerini bir dosyada bir araya getirmelisiniz. Ardından, göndereceğiniz bülten metnini MailChimp üzerinde yazarak ve hazırladığınız e-posta listesini MailChimp platformuna aktararak, tek tuşla herkese ulaşabilirsiniz. Detaylı bilgi için www.mailchimp.com ‘a giriniz.
5- Şirket çalışanları arasındaki haberleşmeyi daha verimli hale getirmek için Slack platformunu kullanabilirsiniz.
Slack platformu için “Şirketlere yönelik Whatsapp” diyebiliriz. Slack platformuna üye olduktan sonra, platformda oluşturacağınız farklı konu başlıklarına sahip sohbet odalarına istediğiniz çalışanlarınızı davet edebilirsiniz. Örneğin, şirketinizin #muhasebe isimli sohbet odasına muhasebe departmanı çalışanları katılabilir. Resmi olmayan kısa yazışmalarınızı Slack üzerinden yaparak şirket içerisinde gereksiz e-posta trafiğini minimize etmiş olursunuz. Aynı zamanda iletişim hızınızı da artırırsınız. Slack platformu, masaüstünde ve cep telefonlarında kullanılabilir. Detaylı bilgi için www.slack.com ‘a giriniz.
6- Aynı iş/proje üzerinde çalışan kişilerin iş takibi yapmalarını sağlamak amacıyla Trello platformunu kullanabilirsiniz.
Çalışanlarınıza her gün yeni görevler ve projeler veriyorsunuz. Hangi çalışanın hangi konuyu takip ettiği, projenin hangi kısımlarının tamamlandığı, sırada yapılması gereken görevler gibi detayları kolayca izleyebilmeniz için Trello platformunu kullanabilirsiniz. Detaylı bilgi için www.trello.com ‘a giriniz.
Yazar: Cem Ener
Kaynak: Ekonomist Dergisi 13 Kasım 2016 sayısı
BUMED BUSINESS ANGELS (BUBA) 